OfficeTrainingWord

English

Home

Contact info

Microsoft Office

Microsoft Store


Word voor Gevorderden

1      Inleiding.. 1-1

1.1        views. 1-2

1.2        Break. 1-2

2      Pagina formattering.. 2-2

2.1        Styles and formatting. 2-2

2.2        Bullets and numbering. 2-4

2.3        Paginadoorloop-opties. 2-4

2.4        Pagina nummering. 2-5

2.5        referenties. 2-5

2.5.1     Voetnoten. 2-5

2.5.2     Inhoudsopgave. 2-5

2.5.3     Bijschriften. 2-6

2.5.4     Go to. 2-2

2.5.5     Crossreference. 2-2

2.5.6     Watermark. 2-2

2.6        Views. 2-2

2.6.1     Outline view. 2-2

2.6.2     Document map. 2-3

2.6.3     Document samenvatting. 3

2.6.4     Hoofd en subdocumenten. 2

2.6.5     Kop en voet text 2

2.7        Automatische velden. 2

3      Invoegen van objecten.. 3

3.1        Object invoegen. 3

3.1.1     Bijschriften. 5

3.1.2     Go to. 5

3.1.3     Crossreference. 5

3.1.4     Watermark. 5

4      Een nieuwsbrief maken.. 5

4.1        Kolommen. 5

4.1.1     Clipart 4-1

4.1.2     From file. 4-1

4.2        Tekstvak. 4-1

5      Online samenwerken.. 5-2

5.1        Documenten reviseren. 5-2

5.2        Document beveiligen. 5-2

6      Word aanpassen.. 6-3

6.1        Macros. 6-3

6.2        Automatische macros. 6-4

6.3        Werkbalken aanpassen. 6-4

6.4        Menu aanpassen. 6-5

6.5        Nieuwe menu creeren. 6-5

7      Formulieren.. 7-5

8      Het maken van een mailing.. 8-7

 

 

1      Inleiding

In deze les proberen we dieper in te gaan op de functionaliteit van Ms Word 2003.

1.1    views

Als je een document gaat openen of bewerken in word moet je altijd rekening houden met de weergave of het kader waarin je werkt. Het kader wordt de view genoemd.

Enkele van de vele views zijn:

Print layout view toont het document zoals het geprint wordt. Deze view is belangrijk voor opmaak van documenten die geprint moeten worden. Je kan de headers, footers, graphics en margins beter aanpassen. Per default staat word in print layout view.

Normal view toont de text in het document zoals het ingevoerd is. Deze view geeft de verschillende typen pagina-scheidingen vereenvoudigd weer. Images worden alleen getoond als ze op een speciale manier (de ‘in line with text wrapping style’) zijn ingevoerd.

Web layout view toont het document als een webpage. Gebruikt voor de opmaak van een webpagina.

In de file dropdown list vindt je:

Web page preview opent het document in een webbrowser.

Print preview toont de pages zoals ze geprint worden. Het kan ook meerdere pages tegelijk tonen.

Outline view toont de verdeling van de pagina in alineas en Koppen. Je kan de text met collapse en expand  (uitklappen en verbergen) en middles cut and paste hoofdstukken en paragrafen herschikken. In outline view worden page breaks, headers, footers, graphics niet getoont.

Document map is een aparte window links van je document window die de headings van je document weergeeft. Je kan bepalen welke headings het toont en de headings zijn tegelijkertijd ook hyperlinks die je direct bij de aangeclickte subparagraaf brengen.

Full screen verwijderd alle toolbars waardoor het document op het volledige scherm getoont wordt. Als je de cursor even laat rusten. Esc brengt je terug.

Header and footers  wordt gebruikt voor de opmaak van headers en footers.

1.2    Break

De afbraak van de paginas kan automatisch geschieden of handmatig.

Insert/break toont de dialoogvenster die de volgende mogelijkheden biedt.

Pagebreak

Biedt de mogelijkheid om handmatig een normale paginascheiding te maken. Je kan hiermee b.v. verzekeren dat elke hoofdstuk op een nieuwe pagina begint. Kan ook met ctrl+enter. Gebruik het wel als je zeker weet dat je geen text veranderingen meer gaat plegen.

Insert/break/Columnbreak

Als je kolommen wilt maken, kan je deze scheiden van het voorgaande deel van je document door een columnbreak.

Insert/break/Textwrapping break

Maakt een paginascheiding waarbij de textwrapping anders geformattteerd kan worden. Textwrapping bepaald hoe de normale text zich tegenover een textbox, picture of table gedraagd.

Insert/break/Sectionbreak

Markeert het begin van een nieuwe sectie in je document. Na de sectie break kan je de formattering van de page setup, headers en footers, kolommen, nummering, voet en eindnoot veranderen.

Biedt de mogelijkheid om de formattering van een pagina te veranderen. Het kan met continuous; een pagina voortzetten onder een andere formattering;

new page; een nieuwe pagina maken met een andere formattering (paginering begint opnieuw; 

even pages, vanaf een nieuwe pagina creeren die allemaal dezelfde formattering hebben

odd pages die allemaal dezelfde formattering hebben.

2      Pagina formattering

 

Er zijn verschillende styletypen: Paragraph, character, table en list.

Bij paragraph-opmaakprofielen wordt er gewerkt met alineas. Een alinea is een doorlopende tekst, die is afgesloten met de enter toets. De tekst wordt eerst verdeeld in alineas, die tekstkoppen en tekstinhoud aangeven en daarop worden bewerkingen toegepast.

2.1    Styles and formatting

 

Biedt de mogelijkheid om een standaard opmaak te creeren voor een paragraph (alinea), een character (teken of woord), een tabel, of een list (nummering) die voor het hele document of de hele sectie gebruikt kan worden. We gaan het grotendeels hebben over style and formatting van alineas, terwijl characters ook even aan bod komt.

Bij het bepalen van de style van een paragraph (alinea) kan gewerkt worden met headings. Bv. Heading1 kan gebruikt worden voor hoofdstukken, Heading 2 voor paragrafen etc. Daarnaast kunnen koppen met opmaakprofiel genummerd worden en opgenomen worden in een inhoudsopgave of andere referentie type.

Format/ Styles and Formatting of klik de dubbele A op je werkbalk opmaak (als de formatting toolbar getoont wordt), en er verschijnt een dialoog venster. Boven in de dialoog venster kan je kiezen voor

Styles and formatting,    toont een dialoogvenster met formatterings opties.

reveal formatting,           toont informatie over de formattering van de geselecteerde         

                                       sectie, alinea of teken (woord).

Mail merge                    Behandeld het versturen samenstellen van meerdere brieven, e-

                                       mails e.d. met gegevens uit een database, spreadsheet e.d.

Translate                        vertaalt stukken

 

formatting of selected text    In de box zie je de text en de naam die aan de formattering gegeven is. Ga staan op de dropdownlist van de box

De opties zijn select all (het aantal wordt getoont), clear formatting, reveal formatting, new style en modify.

Plaats de cursor in een alinea.

Select all selecteerd en telt alle alineas, woorden, tabellen of lijsten met dezelfde formattering

clear formatting brengt de geselecteerde tekst terug naar normal formatting.

Modify 

biedt de mogelijkheid om een formatting bijvoorbeeld heading 1 aan te passen. Hierbij wordt een dialoogvenster geopend, waarin de aanpassingen kunnen worden gepleegd. Formattering kan via het dialoog venster terwijl de format button extra mogelijkheden biedt. De aanpassing wordt automatische doorgevoerd voor alle text met dezelfde formatting.

 

New style opent een dialoogvenster met de mogelijkheid om een nieuwe formattering toe te voegen aan de lijst.

De automatically update button voegt de aanpassing automatisch toe als een nieuwe stijl.

Als je de cursor pausseert op een heading ontstaat een dropdownlist die de mogelijkheden modify style, delete en update to match selection biedt.

Ga op een heading staan

Update to match selection (optie van de heading) zorgt dat de heading een in de text geselecteerde style automatisch overneemt. Deze optie geldt niet voor normal text.

Reveal formatting geeft formatting informatie over de formatting van het begin van de geselecteerde tekst.

Reveal formatting is ook te vinden via Format/Reveal formatting

Je kan de aangepaste formattering van een alinea op een andere alinea copieren met ctrl+y of F4.

Select all/

 

Opdracht op blz 14

Opdracht op blz 18

Opdracht op blz 20

Opdracht op blz 23

 

2.2    Bullets and numbering

Bullets and numbering plaatst een nummer of ander teken voor elke alinea. De opties zijn

 

Als je headings hebt geformatteerd moet je in bullets en numbering kiezen voor outlined numbering. Ga staan op een alinea met een kop formattering en pas bullets en numbering/ outlined numbering toe.

Format bullets and numbering/outlined numbered plaatst een hierarchische nummering op alle hoofdstukken, paragrafen, subparagrafen etc.

De bewerking wordt voor het hele document doorgevoerd.

Je kan ook op een heading in de text gaan staan en  select all kiezen. Hiermee worden alle koppen (dezelfde formattering) geselecteerd. Dit maakt aanpassingen gemakkelijker.

Onderin de dialoogvenster, kan je kiezen welke formatteringsprofielen getoont worden.

Note: Als je telling niet bij 1 moet beginnen bv een subdocument dan kan j edit aanpassing in outline numbered/ customize van de bullets and numbers/ properties.

 

Opdracht op blz 15

2.3    Paginadoorloop-opties

Format/ Paragraphs/ Line and pagebreaks/ Keep lines together : zorgt ervoor dat de geselecteerde alinea + kop in zijn geheel wordt verschoven naar de volgende pagina, als het eerder verspreid was over twee paginas.

Keep with next: zorgt ervoor dat de kop en de alinea altijd op dezelfde pagina blijven. Als je met headings werkt is deze optie automatisch ingesteld. Deze optie is handig als je bv een table bij elkaar gehouden moet worden.

 

Opdracht op blz 25

2.4    Pagina nummering

Insert/ page numbers  brengt een page numbers dialoogbox op. Je kan bepalen waar de pagina numbering verschijnt. Format brengt een page number format dialoogbox op. Include chapter number is alleen beschikbaar als vooraf met format/ bullets and numbering/ outline numbered het document is ingedeeld. Continue from previouws section  kan je gebruiken als je sectionbreaks hebt gebruikt.

Kies voor start at 1, kies uit de andere opties en click tweemaal op OK.

 

2.5    referenties

Insert/reference>  De optiesÑ zijn footnote, caption, cross reference, indexes and tables. Footnotes plaatst een referentietekst (vb een toelichting of verwijzing) aan het einde van een pagina of document. Caption plaatst een markering die later voor indexering gebruikt kan worden. Cross reference plaats een kruisverwijzing naar koppen, genummerde items, bladwijzers, voet- en eindnoten, markeringen van figuren, tabellen of vergelijkingen. Indexes and tables creert een inhoudsopgave.

2.5.1    Voetnoten

Wij kiezen voor footnote. Werk hierbij liever in normal view. Ga achter de tekst staan die toelichting behoeft. Insert/reference/footnote opent een dialoogvenster. Je kan hier de formattering van de numbering bepalen. Deze formattering geldt voor het hele document of alleen voor deze voetnoot.

Click insert. Vul nu de voetnoot in (toelichting of iets dergelijks). Click close. De voetnoot is niet zichtbaar in normal view. In printview is het wel zichtbaar. View/footnotes toont de voetnoot in normal view.

De formattering van de voetnoot wordt alsvolgt aangepast.

Ga staan op de voetnoot. Kies all footnotes in de dropdownlist.  In de styles and formatting dialoogbox kies modify. In de modify style dialoogbox kies formatting

De optie footnote separator in de dropdownlist biedt de mogelijkheid om de formattering van de streep aan te passen.

Een voetnoot verwijder je door in de tekst zijn nummer te deleten.

 

Opdrachten op blz 28

 

2.5.2    Inhoudsopgave

We gaan in normal view staan tussen de page breack en de section break. Zodoende wordt de outline numbering niet in de war geschopt. Insert/reference/ index and tables brengt de index and tables dialoogvenster op. Hierin kan je kiezen tussen index, table of contents, table of figures and table of authorities.

Table of contents

We kiezen in ons document voor table of contents. In formats kiezen we voor het gewenste format en in levels kiezen we het aantal headings en in options kiezen we welke opmaakprofielen moeten worden opgenomen en de inhoudsopgave. Click op OK. De regels in de inhoudsopgave zijn automatisch hyperlinks m.a.w. met ctrl+click wordt je gebracht naar de text.

 Indexen

Bij indexen bepaal je handmatig welke referenties getoont zullen worden.

Alt+shift+X combinatie voegt geselecteerde text toe aan een index. Er verschijnt een dialoogbox. Je kan de text aanpassen in de main entry, en een category kiezen in met mark wordt het toegevoegd aan de index. Bij deze bewerking zullen automatisch formattingstekens verschijnen.

Maak eerst in Tools/ Options/ Formattingmarks de formatteringstekens uit.

Creer aan het einde van het document een section break bv next page.

Insert/Reference/Index and tables/index opent de dialoogbox. In de dialoogbox kan je de weergave van de index aanpassen met formats die de opmaak bepaald en colums die het aantal kolommen bepaald.

Sommige versies van Office plaatsen automatisch sectionbreaks terwijl bij anderen de sectionbreaks 1 nextpage en een continuous handmatig geplaatst moeten worden.

Als de niet-afdrukbare tekens aangeschakeld worden kunnen die met tools/option/view/  uitgeschakeld worden. Zodoende komt de paginanummering in de index niet in de war.

Selecteer de text/ rclick de index/update fields of F9 zorgt ervoor dat de index geupdate wordt als er verschuivingen in de text hebben plaatsgevonden. Edit biedt de mogleijkheid om de index aan te passen.

Table of figures

Refereert naar afbeeldingen.

Eerst moet met Insert/reference/captions de images van een onderschrift voorzien worden. Daarna wordt met Insert/Reference/Index and tables/Table of figures een index gemaakt van alle gemarkeerde images in de sectie of het document.

 

2.5.3    Bijschriften

Insert/ reference/ caption plaatst een bijschrift bij een object (tekening, tabel, grafiek etc). Dit bijschrift kan gebruikt worden om de grafiek te vinden.

Insert/ references/ index and tabels/ table of figures creert een inhoudsopgave met alle bijschriften.

 

2.5.4    Go to

Biedt verschillende mogelijkheden om door een document heen te browsen. Je kan de markering kiezen waar je naar toe wilt of met next door het type markeringen browsen.

Een van de mogelijkheden is via bookmarks.

Insert/ Bookmark plaatst een bladwijzer die met de F5 (go to) functie bereikt kan worden.  Shift/ F5 brengt je terug naar de laatste lokatie. Je kan met de next

 

2.5.5    Crossreference

Crossreference plaatst markeringen in een text die refereren naar andere text bv. koppen, genummerde items, bladwijzers, voetnoten en eindnoten, bijschriften van figuren, tabellen of vergelijkingen. Zet de cursor waar de referentiemarkering moet komen te staan. Insert/reference/crossreference opent een dialoogvenster. In reference type en insert reference to kies je het type referentie en in for which … kies je de gewenste referentie, kies ook als je het als hyperlink wilt gebruiken (Ñ hierboven).

 

2.5.6    Watermark

Format/ Background/ Printed watermark opent een dialoogvenster waarin je het watermerk kan modificeren en toepassen. Kies voor een printed en text watermark. Het watermerk geldt voor het hele document.

 

2.6     Views

2.6.1    Outline view

Biedt de mogelijkheid om de indeling in hoofdstukken, paragrafen etc en ook in hoofd en subdocumenten overzichtelijk weer te geven.

 

We zien de volgende symbolen (zie blz. 51)

De menubalk kan worden getoont met view/ outline. Het biedt de volgende opties

promote to heading 1

promote                     verheft de alinea tot een hogere level (vb heading 2 tot 1)

demote                      verlaagt de alinea tot een lagere level 

demote to bodytext   verlaagt de alinea tot bodytext (normale text)

expand                       toont meer levels van text bv heading 1, 2 en bodytext      

collapse                     toont minder levels van text bv alleen heading 1

show levels                bepaald welke levels (headings) te zien zullen zijn all levels toont             

                                  ook de bodytext   

show first line only      toont alleen de eerste regel van de bodytext

show formatting           toont de text zoals het opgemaakt is of zonder opmaak

update TOC              update de inhouds opgave als er veranderingen zijn gemaakt.

masterdocument view  toont of verbergt de subdocument

Een subdocument is een aparte document die in andere views als een hyperlink voorkomen in de text. In outline view kan het getoont of verborgen worden.

insert subdocument     voegt een subdoc in zijn geheel toe op de plaats van de cursor.

collapse subdocuments verbergt het subdoc waardoor het als hyperlink getoont wordt. Er verschijnen twee buttons. De bovenste toont de subdocument als aparte document en de tweede beveiligd het waardoor het subdocument read only wordt.

create subdocument    maakt een subdocument van geselecteerde text. De geselecteerde text moet wel een heading hebben.

remove subdocument 

merge subdocument

Bij het printen wordt alleen de zichtbare text geprint en als de subdocumenten verplaatst of delete worden van hun locatie op de harde schijf, kunnen ze niet meer zichtbaar gemaakt worden in de text.

 

2.6.2    Document map

Document map opent een aparte window links van de normal of print layout view met de headings die hyperlinks vormen naar het normale document. View/document vieuw/rclick de document map voor de volgende opties.

Collapse   sluit een level ter plekke van de cursor

Expand     toont een extra level

Document map  sluit de window.

Door de cursor op een regel te laten rusten wordt de hele regel zichtbaar.

 

 

 

 

 

Error! Hyperlink reference not valid.

2.6.3    Document samenvatting

Document samenvatting werkt alleen als de taalinstelling engels is. Dit kan middels tool/language/set language/ English (U.S.).

Tools/autosummarize  opent de dialoogvenster. Type of summary biedt de opties

Highlight keypoints                   Highlight de samenvatting in de text

Insert an executive summery...  Plaatst de samenvatting aan het begin van het document

Create a new document and … Plaatst de samenvatting in een nieuw document

Hide everything but ….            Toont alleen de summary

Length of summary biedt de optie  Percent of original bepaal hoeveel procent van de text of hoeveel woorden en zinnen in de samenvatting verwerkt zijn.

Summary toont het aantal woorden en zinnen.

Update document  past de formattering (eigenschappen) van het resultaat aan.

2.6.4    Hoofd en subdocumenten

Outline view

 

2.6.5     Kop en voet text

view/header and footer of dclick de header of footer in print layout view

Het header deel van het document wordt toegankelijk. Click het icoontje onderin om terug te gaan naar de gewenste view (normal, print layout etc.)

De toolbar biedt opties  insert page number, - number of pages, - date, - time, format page

number, page setup, switch between header and footer, show next, show previous, same as previous.

Insert page number … time voegen automatische velden in de header of footer

Show next en show previous kunnen toggelen naar een andere header bv van een volgende sectie of van een odd - naar even page header

Same as previous ingeschakeld verandert het mee met aanpassingen gemaakt in de header van de voorgaande sectie. Uitgeschakeld verandert het niet mee.

Page number format biedt formattering van de paginanummering in de header. Click op het paginanummer en delete om het te verwijderen

Page setup biedt de volgende mogelijkheden

odd and even pages;  Biedt verschillende header of footer voor odd en  even pages.

                               Sluit de dialoog box, vul de header of footer in. Ga terug naar        

                               printlayout view naar de volgende pagina en vul de volgende h of f in.     

different first page ;   plaatst een aparte header op de eerste pagina

Bij het configureren van different first page moet je voorzichtig zijn met continuous sectionbreak die deze mogelijkheid effectief kan uitschakelen.

Apply to bepaald de settings voor

this section          ; deze sectie

this point forward; vanaf deze pagina

whole document  ; voor het hele document

From edge; geeft aan welk deel van de pagina voor de header of footer beschikbaar is.

alignment  ;geeft aan of de text links gelijnd, rechts-,gecentreerd of over de hele regel

                   verspreidt.

 

2.7    Automatische velden

Insert/ field/ ... voegt automatische informatie in. Zoals datum, document informatie, autheur, opslagdatum, formules, indexen etc. 

Afhankelijk van het soort informatie, moet soms nog een format voor de informatie gekozen worden. Format is hier de opmaak m.a.w. de eigenschappen.

Tools/ options/ print/   update fields. Zorgt dat voor het printen de veld informatie waar nodig (datum etc) geupdate wordt.

 

3      Invoegen van objecten

Insert biedt ook de mogelijkheid om informatie uit andere programmas te importeren in word. Enkele mogelijkheden zijn file, object, picture en textbox.

File importeert een andere word file in het document;

object importeert een file gemaakt uit een andere programma zoals excel,

textbox importeert een ruimte waarin een text of image geplaatst kan worden en

picture importeert een image.

 

Insert/file voegt een word file in op de plaats van de cursor. Als het geimporteerde document ongeveer dezelfde style gebruikt wordt de telling van hoofdstukken en paragrafen automatisch aangepast.

Insert/picture voegt een image in op de plaats van de cursor. De image komt met handles die zijn lengte en breedte aanpassen. Daarnaast kan middels

Format/ picture bepaald worden hoe het plaatje zich gedraagt t.o.v. de document text om de image heen komt te staan.

Als je op de picture klikt verschijnt de picture toolbar. Die je in staat stelt kleuren/ contrast/ brightness/ omlijning/ grootte/ kwaliteit (compression factor)/ wrap points/ transparency aan te passen.

Wrap points/ edit wrap points laat je een ruimte creeren waarin geen text mag komen te staan. Picture: crop from snijdt een deel van de image van links, rechts, boven of beneden uit.

 

3.1    Object invoegen

Insert/object creert een ruimte waarin een file uit een ander programma bv een mp3 uit media player, een photo uit photoshop, een spreadsheet of grafiek uit excel, ingevoegd wordt. De mogelijkheden zijn create new en create from file.

Create new plaatst het geimporteerde programma met een blanco file op de plek van de cursor stond. De file kan dan ter plekke geimporteerd worden. Als deze file gesaved wordt verschijnt het in het word document op de plaats van de cursor.

Create from file biedt de mogelijkheid om een file uit een ander programma in te voegen in je word document. De opties zijn:

Normaal zonder link waarbij de file met een dclick in het document in zijn source programma bewerkt kan worden.

icon  dient als hyperlink naar de file. Ctrl/click voert je naar de source file

link   linked de file aan zijn origineel waardoor alle veranderingen aan het origineel automatisch doorgevoerd worden naar de versie in je worddocument. Een dubbele click in de text voert je terug naar de source excel file.

Linked worksheet object/links toont een dialoogbox met de mogelijkheden

·  update now    : update het object met de laatste versie van de source

·  open source   :  opent de source in zijn source programma

·  change source: biedt de mogelijkheden om een andere file te plaatsen

·  break link; die de link verbreekt en verandert het object in een image. Deze handeling is niet reversibel.

De update opties zijn

·  automatic         : Past het object aan zodra de file wordt gestart in word. De file mag niet verplaatst of delete zijn anders werkt deze optie niet

·  manual update : Behoudt de mogelijkheid tot handmatig updaten van de file

·  lock                 : sluit updaten uit (zolang de vink er staat).

Als het object bij het inserten niet gelinked wordt kan het in word (na een dubbele click in de text) bewerkt worden alsof je in excel werkt. M.a.w. alsof het als object is binnengebracht.

Copy vanuit het andere programma

Je kan ook in een ander programma gaan en een file of een deel van een file copieren naar word. Als deze copy gepaste word veranderd het in een word format en kan met edit/ image object/ edit geedit worden in zijn originele programma. Nadat het gesaved is worden de veranderingen doorgevoerd in de word file. Bij excel files kan je door paste options in de lijstknop van paste te clicken verschillende paste mogelijkheden creeren; keep source formatting, keep source formatting and link to excel, match destination table, match destination table style and link to excel, keep text only en apply style and formatting.

Het object kan verwijderd worden door simple weg erin te clicken en het te deleten.

 

Error! Not a valid link.

Figure 2

Hetzelfde geldt voor grafieken. Insert/objects/microsof excel charts of met insert/picture/chart. Er verschijnt een grafiek. Click op de import file icon middenboven en browse naar de excel file. Importeer het en pas de table properties aan met de verschillende mogelijkheden van format/object. De Grafiek wordt als plaatje ingevoerd.

 

 

Hetzelfde resultaat kan verkregen worden door een selectie te copieren in een excel file en die te pasten.

Copy/ paste/ paste options biedt de mogelijkheid de chart te linken aan de originele worksheet.

Creer de chart in MsExcel uit een tabel. Copieer de grafiek/ paste de grafiek/ paste options (paste de grafiek). Met een dubbel click kan kan de grafiek in zijn source file en programma aangepast worden.

 

 

Tabellen

Tabel biedt de mogelijkheden

Draw tabel waarmee je de tabel handmatig getekent wordt.

Autoformat; biedt een dialoogvenster met verschillende formaten.

Draw. Het tekenen geschiedt met een potlood. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor formatteren van potlooddikte en –kleur, achtergrond kleur, font e.d. Bekijk ook de verschillende functies op blz.80.

Table 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rclick de tabel en kies uit de verschillende formatterings mogelijkheden.

Belangrijk zijn: distribute rows/ colums evenly die zorgt dat alle rijen/ kolommen dezelfde hoogte/ breedte krijgen. Als je meerdere cellen op een rij of in een kolom selecteert kan je ze mergen. En text kan middels de normale formatterings methoden geformatteerd worden in de tabel.

Autoformat: kies eerst een format/ apply en bepaal het aantal rows en colums.

Table/sort:  kan alleen goed als er geen merged cells zijn. Gebruik de sort dialoogbox. Ascending betekent van klein naar groot, decending van groot naar klein. De mogelijkheden zijn text, number en date. Ook zijn er mogelijkheden voor een secundaire sortering. Rekenen in tabellen geschiedt ongeveer als in excel. De mogelijkheden zijn :

  autosum;  telt alle getallen boven de cel op en geeft het resultaat weer.

table/formulas voor een aantal voorgeprogrammeerde formules. Hierbij kan gewerkt worden met (ABOVE); voor alle bovenstaande argumenten of met (A1:Z1000) voor de argumenten in de aangegeven cellen.

Alt+F9 switched tussen de formule en zijn resultaat.  

 

3.1.1    Bijschriften

Insert/ reference/ caption plaatst een bijschrift bij een object (tekening, tabel, grafiek etc). Dit bijschrift kan gebruikt worden om de grafiek te vinden.

Insert/ references/ index and tabels/ table of figures creert een inhoudsopgave met alle bijschriften.

 

3.1.2    Go to

Biedt verschillende mogelijkheden om door een document heen te browsen. Je kan de markering kiezen waar je naar toe wilt of met next door het type markeringen browsen.

Een van de mogelijkheden is via bookmarks.

Insert/ Bookmark plaatst een bladwijzer die met de F5 (go to) functie bereikt kan worden.  Shift/ F5 brengt je terug naar de laatste lokatie. Je kan met de next

 

3.1.3    Crossreference

Crossreference plaatst markeringen in een text die refereren naar andere text bv. koppen, genummerde items, bladwijzers, voetnoten en eindnoten, bijschriften van figuren, tabellen of vergelijkingen. Zet de cursor waar de referentiemarkering moet komen te staan. Insert/reference/crossreference opent een dialoogvenster. In reference type en insert reference to kies je het type referentie en in for which … kies je de gewenste referentie, kies ook als je het als hyperlink wilt gebruiken (Ñ hierboven).

 

3.1.4    Watermark

Format/ Background/ Printed watermark opent een dialoogvenster waarin je het watermerk kan modificeren en toepassen. Kies voor een printed en text watermark. Het watermerk geldt voor het hele document.

4      Een nieuwsbrief maken

4.1    Kolommen

Bij nieuwsbrieven zijn het formatteren van kolommen, en het invoegen van textboxen, pictures en tabellen belangrijk. Het resultaat is alleen goed zichtbaar in print layout view. Daarnaast is het goed om eerst 2 scheidingen te maken met continuous sectionbreaks om de formatteringsaanpassing op dezelfde pagina mogelijk te maken.

 

De normale formattering van een pagina is één enkele column. Met format/columns verschijnt de dialoogbox die een keuze biedt voor maximaal 6 kolommen. De breedte van de kolommen en de spatie tussen de kolommen kan ook aangepast worden. Er kan verder gekozen worden voor

een scheidingslijn tussen de kolommen en tussen

this section only en

this point forward. Format/colums plaatst automatisch een sectie scheiding. Als je text copieert naar kolommen, kan dat liever met paste special/unformatted text aangezien daarbij er geen dubbele formatting van de text ontstaat.

De breedte van de kolommen en de spatie tussenin kan middels de linealen aangepast worden. Met de alt-toets ingedrukt wordt de breedte in getallen aangegeven. format/columns past de formattering van de kolommen aan.

In Normal view/ verplaats de section break naar het einde van de text, zodat de text gelijkelijk verdeeld over alle kolommen. Note: Formatteer de text na de continuous section break met 1 kolom. Om de overgang te vergemakkelijken.


 

Invoegen van een afbeelding

Insert/pictures biedt de mogelijkheid om images vanuit clipart, een willekeurige file op harde schijf, de scanner of een fotocamera, een organizational chart, een chart (vb excel chart), een nieuwe tekening (paint), autoshapes (pijltjes e.d.) of wordart in te voegen.

4.1.1    Clipart

Insert/picture/clipart.

Als je voor de eerste keer clipart gebruikt moet clipart alle images met bekende formaten die geen systeemfile of hidden file zijn opzoeken en in zijn database organiseren.

Properties biedt

textwrapping; square plaatst de tekst op een rechte lijn langs de image ( de afstand tussen text en picture kan bepaald worden;

tight plaatst de tekst om de contouren van de image;

edit wrap points (toolbar) biedt de mogelijkheid om de text met points om de image te plaatsen. De picture kan ook onder of bovenop de text geplaatst worden.

 

4.1.2    From file

Insert/pictures/from file

Brengt de dialoogbox op. Browse naar de file, click erop en click op de insert dropdownbox, rechtonder in de dialoogbox. De mogelijkheden zijn insert, link to file, insert and link to file.

Insert voegt de image in zonder link naar het origineel, link to file voegt een hyperlink toe (als de source file verander verandert de image in het document mee); de image is zichtbaar alleen als het origineel op de aangegeven lokatie blijft, en insert en link voegt de file in met een link naar het origineel. Alhoewel veranderingen in de source worden verwerkt blijft de image wel zichtbaar als het origineel verloren gaat. Met edit links wordt de dialoogbox opgebracht die updating van de file bepaald.

Het zelfde resultaat kunnen we bereiken door de image vanuit een editor te copieren en met paste special de optie kiezen die de image als file kan bewerken in de editor waar het vandaan komt.

Paste special 

Paste                    editor naam. Dclick de image om de het in de editor te bewerken

                            As bitmap. Kan niet geedit worden tenzij paste link aan is.

                            Device etc. Biedt de bitmap aan zonder compressie of size aanpassing

Paste link            paste en linked naar het origineel.

4.2    Tekstvak

Tekstvak: Ik schrijf niets

Een tekstvak is een kader waarin een tekst, tekening, tabel of formule geplaatst kan worden. Het biedt extra opmaak mogelijkheden, zoals format/size/rotation voor de rotatie van de inhoud, format/colors and lines voor de stijl en kleur van de randen,  en het overlappen van een gedeelte van de inhoud. Als je bv slechts een deel van een image wil tonen kan je die in een textbox plaatsen. Daarnaast kan met fill en transparency (fill dialoogbox) de achtergrond kleur bepaald worden.

 

5      Online samenwerken

5.1    Documenten reviseren

Via view/review of door rclick de werkbalken/reviewing open je de werkbalk reviewing.

Track changes biedt de mogelijkheid om toekomstige veranderingen aan het document in kleur en onderstreept te tonen.

Click track changes en dclick TRK in de statusbalk onderin.

De werkbalk dropdownlist van toont de volgende mogelijkheden.

Show biedt de mogelijkheid om aan te geven welke wijzigingen getoont worden. De mogelijkheden zijn comments, insertions and deletions, formatting en reviewers. En hoe de wijzigingen getoont worden. Je kan kiezen tussen de reviewing pane die alle type veranderingen bij elkaar groepeert of om zelf te bepalen hoe wijzigingen getoont zullen worden.[JS1] 

Insert/comment plaatst een commentaar bij een tekst. Dit commentaar is alleen zichtbaar als comment ingedrukt staat.

5.2    Document beveiligen

U kunt bepalen welke wijzigingen U toestaat aan Uw document.

 Tools/protect document brengt een dialoogvenster op met de formatting restrictions.

 

6      Word aanpassen

Kan door het schrijven van macros, het aanpassen van werkbalken en het aanpassen van menu’s. Macros kan je opnemen met een macrorecorder, programmeren met visual basic of je kan een combinatie van beide methoden gebruiken.

Tools/Options/security/macro security biedt de levels

high; waarin de macros uitgeschakeld zijn,

medium; waar je gevraagd wordt (warning) als je de macros wilt runnen, en

low; waarin alle macros worden gerunned.

De populairste virus momenteel is de macrovirus. De macrovirus is een virus die met de macros van o.a. word heel veel kwaad kan doen, vooral in je admin account waar hij toegang heeft tot je OS, in een normale useraccount komt zijn authoriteit niet verder dan je applicatie. Om deze macrovirus te beperken is deze security regel opgenomen.

Word staat per default op medium security. Als je een website saved op je computer in een admin account en hij bevat een virus kan de virus in werking treden zodra je de file opent in een admin account. Als je de websites echter copieert en paste in word, zal word je melden als er een macro in de file zit. Om veilig te blijven moet je deze macro disablen.

TIP: bezoek het internet nooit vanaf een admin account, gebruik altijd een useraccount hiervoor.

6.1    Macros

Tools/macros biedt de opties

Macros

Record new macro toont de macrorecorder die alle acties record om ze opnieuw te runnen als gevraagd.

Security  bepaald de levels van security

Visual basic editor  voor het schrijven van macros in visual basic

Microsoft script editor  voor het schrijven van macros in programmeer taal (hoofdzakelijk voor websites creation)

 

Tools/macros/record new macro

macro name vul de naam (aaneengesloten word begint met een letter) in van de macro

store macro gebruik *.dot slaat de macro op als template. Voor gebruik in enkel document sla je het normal op.

description vul in wat de macro doet.

Assign macro to biedt de mogelijkheid om de macro te koppelen aan de toolbar of een key combinatie op de keyboard.

Met OK begint de macrorecorder te runnen, waardoor elke handeling wordt opgeslagen.

Tools/macros/stop recording beeindigt de macroopname

Tools/macros/macro opent een dialoogbox die de mogelijkheid biedt om de macro te runnen, debuggen, aanpassen, creeren, uitwissen en een organizer.

Run  runned de macro

Edit maakt aanpassing mogelijk. De zwarte regels zijn executable, de groene- zijn commentaar (ter verduidelijking).

Opdracht

Creer een macro, Run een macro

Edit dan de macro/ column 1 veranderen in column 5 en bekijk de werking

6.2    Automatische macros

Automatische macros lopen automatisch bij voorafbepaalde handelingen. De eigenschappen van een automatische macro wordt bepaald door de naam waaronder de macro gesaved wordt.

AutoOpen   runned een macro automatisch bij het openen van een bestand

AutoNew    runned een macro als U een new document begint

AutoExec    runned bij het opstarten van word (als het normal.dot heet)

AutoClose   sluit een document af.

AutoExit     sluit word af???

6.3    Werkbalken aanpassen

Zichtbaar maken werkbalken

Spelen met werkbalken

 

 

View/toolbars of rightclick in een lege ruimte in de werkbalken biedt een dropdownlist waarmee je werkbalken zichtbaar maakt in het document. De werkbalken kunnen vast of zwevend voorkomen. Een zwevende werkbalk kan vastgemaakt worden en visa versa door het aan de gearceerde streep (links van de werkbalk) te slepen naar de andere vaste werkbalken boven of naast de window. Dubbelclick plaatst de werkbalk in de vorige positie. Click op het teken >> om de rest van de werkbalk zichtbaar te maken.

View/toolbars/customize, rclick lege ruimte customize of Tools/customize biedt een dialoogbox om een menubar of toolbar aan te passen of een nieuwe toolbar samen te stellen.

Toolbars/new creert een nieuwe toolbar

rename verandert de naam van de aangegeven toolbar,

delete wist de geselecteerde toolbar,

reset brengt een geselecteerde toolbar in default state (zonder eventuele t oevoegingen).

Toolbars/New  in de dialoogbox biedt de mogelijkheid om een nieuwe toolbar te maken. Opslaan in new maakt de toolbox beschikbaar voor het document,

In normal komt het beschikbaar voor alle documenten.

Click OK, de toolbox verschijnt. Ga terug naar de dialoogbox..

Commands

Click op een command/ description toont de bewerking die deze uitvoert

Je kan de command ook slepen naar een menulijst of een toolbar om hem daar beschikbaar te maken.

Modify selection biedt de mogelijkheid om de afbeelding van een tool aan te passen.

 

Terwijl de tools/costumize dialoogbox aanstaat/rclick de button in de menubar. Kies de bewerking uit de dropdownlist.

 

In toolbars selecteer de toolbar, in de toolbar selecteer de tool, in modify/change button image selection kies een afbeelding voor de tool. Naast Change button image, zijn er ook andere mogelijkheden om de buttonimage aan te passen.

Reset  brengt de button (image, text, etc) terug naar zijn default status

Delete wist de button. Kan ook door de button uit de toolbar te slepen.

name verandert het opschrift dat verschijnt als je de cursor over de button houdt

copy button image en paste image copieren de image naar een andere button

reset button image brengt de button image terug naar de default status

edit button image biedt de mogelijkheid de image te creeren (tekenen)

change button image biedt de mogelijkheid een image te kiezen

default style  toont de image alleen

text only (always) toont de text alleen

text only (in menu's) toont de text alleen

image and text toont de text naast de image

begin a group geeft ruimte om soortgelijke buttons te plaatsen

hyperlink koppelt een object aan de button (picture, tabel e.d.)

 

Als je in tools/ customize bent kan je rclicken op een toolbar en het met een optie uit de dropdownlist bewerken.

Als je op de toolbar in commands staat wordt de bewerking die deze uitvoert getoont

6.4    Menu aanpassen

Dezelfde bewerkingen kunnen ook op menu opties toegepast worden. Click Tools/customize. Selecteer in de menulijst de gewenste menu of menu-optie. Click in de customize dialoogbox/modify selection en kies de bewerking die je wilt plegen.

6.5    Nieuwe menu creeren

Tools/customize in cathegory ga naar new menu. Click op new menu rechts en sleep het naar de menu bar. Click de volgende optie, sleep het eerst over de menu, dan iets naar beneden in de lijst en laat het los. Alle andere opties gaan zoals eerder besproken.

 

7      Formulieren

Met Autotext en berekenvelden kan een formulier ontworpen worden. Een formulier is een standard document die ingevuld kan worden om gegevens te bieden voor een database. Het invullen van formulieren kan pas nadat het formulier beveiligd is.

View/toolbars/forms toont de toolbar voor het maken en bewerken van formulieren.

Opstellen

Text formfields creert een vormveld voor het invullen van textinformatie

Checkbox formfield creert een vormveld voor het aanvinken van een eenvoudige ja of nee keuze

Dropdown formfield creert een vormveld voor het bieden van meer dan twee opties uit dezelfde categorie. Het formulier wordt met de dropdownlist relatief veel kleiner.

Draw table en insert table kennen we

Insert formfield shading kleurt het vormveld grijs

Aanpassen

Reset formfield wist het vormveld

Formfield options biedt de properties van het gekozen vormveld

Gebruik

Tools/protect document beperkt de gebruiker tot het invullen van

de vormvelden biedt de optie om een password te verbinden aan

de protectie. Pas na inschakeling van Protect form kan het

formulier gebruikt worden.

De formulieren kunnen als template *.dot worden opgeslagen, omdat U het als basis wilt gebruiken voor nieuwe documenten. Sla het op in

C:\documents and Settings\<username>\Applications\Data\Microsoft\Templates

Bij save as van een template kan in het dialoogvenster gekozen worden voor save options/save data only for forms. Save de gegevens als *.xls file en laat de default conversion staan. Click OK en alleen de ingevulde gegevens worden als excel gegevens opgeslagen.

Print/options/print data only for forms print slechts de data welke in het formulier ingevuld is.

Vul hier Uw naam in     voor- en achternaam

Maak een keuze uit de onderstaande mogelijkheden

Plaats een vink

Click menu optie text formfield, een vormveld verschijnt.

Rclick op de formfield/properties of click formfield/formfield options of dclick formfield toont een dialoogbox met de volgende opties.

Text formfield       bepaal het format

Maximum length   bepaal het maximale aantal characters dat ingevuld mag worden

Fill in                     bepaald dat het vormveld ingevuld kan worden

Calculate on exit    bij het verlaten van het vormveld wordt de calculatie uitgevoerd

                               Disabled voert het de calculatie onmiddelijk uit

Run macro on        Nadat je een macro opgenomen hebt kan je het selecteren en met deze            

                               macro koppelen aan een voorwaarde

add help text          bepaal de begeleidende text die bij het invullen onderin de statusbalk                

                               verschijnt. en de text van de helpkey F1?

Met de combinatie number en calculation kan je een bestelformulier ontwerpen. Vb

Aantal (number/bookmark A)  Broden

Aantal (number/bookmark B)  Melk

Aantal (number/bookmark C)  Pindakaas

Totaal  (calculation =A*4.00+B*4.00+C*8.75/bookmark T)

Argumenten bestaan uit aaneengesloten tekst beginnend met een hoofdletter

Rclick op de checkbox/ properties toont een dialoogbox met de volgende opties

Checkbox size        bepaald de grootte van de box

Default value          de beginstatus van de box

Bookmark               bepaald (de text en) hoe de enabled en disabled status eruit zien

Run macro on en add help text

 

Rclick op de Dropdownfield/properties toont een dialoogbox met de volgende opties.

Dropdownitem       voeg items toe aan de dropdownlist

Bookmark, Run macro on en add help text

Als je informatie wilt sorteren of calculaties wilt uitvoeren kan je werken met tabellen. Vul de gewenste vormvelden in, in de table en gebruik de celnummers of zelf ingevulde bookmarks in de formulas of sorter bewerkingen. Let op argumenten zijn aaneengesloten en beginnen met een hoofdletter en celnummers (A1:Z1000) moeten correct worden ingevuld in de formule. De juiste syntax voor formules kan je vinden bij het maken van een tabel  (table/table autoformat ga dan naar formulas)

 

4

 

8

2

 

 

 

Bij het werken met de formulieren worden de volgende toetscombinaties gebruikt.

Tab of            →  plaatst de cursor in het volgende vlak

Shift+Tab of  ←  plaatst de cursor in het vorige vlak

Spatie of        X   schakelt het selectievak in of uit

F4 of      Alt + ↓  opent de keuzelijst

Het opheffen en herinschakelen van de beveiliging maakt de invulgegevens van het formulier ongedaan.

Als een document in sections verdeeld is kan bij protectie de ene sectie worden beveiligd terwijl de andere editing toelaat. Dit is nodig als je met macros gaat werken.

Je kan een macro opnemen en het koppelen aan een selectie vakje met de optie run macro on.

 

Met tools/protect document kan je kiezen welke sectie je wilt protecten en welke niet.

Als je meerdere secties maakt kan je ervoor kiezen een sectie te protecten en de andere open te laten.

 

 

8      Het maken van een mailing

De combinatie van autotext en mailmerge is heel handig als je dezelfde brief moet versturen voor meerdere geaddresseerden.

 

De componenten van een mailing zijn

Hoofducument   Het word document

Gegevenslijst     Een database waarin de automatisch te verwerken gegevens in staan

 

De database wordt standaard in access gemaakt, maar het kan ook in excel, outlook en word.

 

Tools/ Letters and mailings/

8.1    Mail merge wizard

Om de opties van de mail merge wizard te begrijpen moet je met een leeg document beginnen. Kies dan eerst de show mail merge toolbars en start dan de mail merge wizard.

De mail merge wizard biedt de opties

·           Letters

·           E-mail messages

·           Envelopes

·           Labels

·           Directory

Letters

Wordt gebruikt voor het opstellen van een brief voor verschillende geaddresseerden.

E-mail messages

Wordt gebruikt voor het opstellen van een E-mail voor verschillende geaddresseerden op het internet.

Envelopes

Voor het printen van de envelopes. Heeft verschillende envelope formaten

Labels

Voor het uitprinten van labels voor brieven.

Directory

Is een database met alle addressen.

Als we letters kiezen, kunnen we de wizard beneden gebruiken.

In stap 2 kan je de geaddresseerden kiezen uit een lijst of zelf een lijst maken.

Use an existing database biedt de optie om een bestaande database te gebruiken

Select from outlook contacts gebruikt een outlook database

Type a new list biedt de opties.

Create voor het maken van een database.

Customize voor het kiezen van de velden. Je kan velden aanvullen of verwijderen.

Vul een database in en sla het op als access file. Je kan de lijst zien en in de dialoogbox verschijnen de opties select a different list en

edit recipient list  waarmee je de geaddresseerden uit de database kiest.

Je kan nu het document opstellen en overal waar informatie van de database moet verschijnen click je in de dialoogbox voor de gewenste informatie.

Naast de informatie in de dialoogbox kan je ook werken met fields en autotext.

Ga naar tools/letters and mailings/(selecteer) show mail merge toolbar

De toolbar heeft de opties

Main document setup voor de wizard

Open data source         kiest de database welke gebruikt gaat worden

Mail merge recipients  kiest (vink) welke addressen uit de database een brief ontvangen

Insert address block    plaatst address informatie van een ontvanger in een block in het

                                   document of op een envelope of label

Insert greeting line     plaatst een aangepaste openingsregel in het document 

Insert merge field       hier bepaal je welk gegeven je gaat invullen

Insert greeting line     plaatst een openings zin met informatie uit de database

Insert word field         plaatst een logische voorwaarde

                                   vb IF THEN kan kijken naar een stukje informatie en aan de hand

                                   daarvan de tekst aanpassen

View merged data      geeft een preview van het resultaat met informatie van de eerste

                                   ontvanger. Hierna kan je via de records de andere brieven bekijken.

De driehoekjes next record etc tonen je het resultaat met verschillende records

Highlight merged fields  highlight de plekken waar de informatie komt te staan

Match fields                 Als je data anders is ingevuld dan word verwacht kan je de

                                     aanpassing plegen. Vb als je datum in naam hebt ingevuld kan je

                                     hier de aanpassing plegen.

Merge to new document   Een document wordt gecreerd met alle brieven onder elkaar.

                                     Elke nieuwe brief begint op een nieuwe bladzijde.

Merge to printer           De documenten worden uitgeprint

Merge to e-mail          Als je ms Outlook hebt geinstalleerd kan je met de documenten

                                    versturen naar de opgegeven e-mail addressen

 

Open een blank document

Open data source en kies de addressen lijst welke je gaat gebruiken

Mail merge recipients  kies welke personen een brief gaan ontvangen

 

Schrijf een brief met de informatie

 

Paramaribo (autotext 25 januari 2007)

 

Betreft: Projectvoorstel

 

Aan: (insert merge company name)

t.a.v. Mej: (insert merge field voornaam) spatie (insert merge field achternaam)

 

(autotext Geachte heer/mevrouw,)

 

wij hebben uw projectvoorstel gedatteerd (20 januari) ontvangen en wensen u uit te nodigen om op 31 januari 2007 met ons erover te brainstormen.

 

(insert word field IF title-is equal to- Dir – then Hoogachtend – Else Vriendelijke groet)

 

John Sno.

 

Gebruik view merged data voor een preview van het eerste document.

Gebruik de driehoekjes next record en previous record  om de andere brieven te bekijken.

Merge to new document    De brieven komen onder elkaar te staan in een document

                                     Je kan de brieven nu saven of printen.

 

Open de file personeel.xls. Hier kan je zien hoe een excelfile gemaakt moet worden om te voldoen bij deze wizard. Je kan ook een database creeren met de wizard en het als excel, access of outlook database opslaan.

 

Maak een excel file met de koppen Title/ First name/ Name/ Address

Save het en gebruik het in de mailing.

 

Voor het maken van labels kan voor de optie

Tools/mailmerge and letters/ mailmerge wizard/ labels gekozen worden.

Label options  bepaal het te gebruiken label format.

 

Daarna kan je de informatie opstellen zoals je het met de brief deed.

Gebruik

Aan: (voornaam) (achternaam)

insert address block. Verwijder de vink bij recipients name OK.

Door ctrl-shift-F9 kan je een (autotext) veld ontkoppelen waardoor het niet meer verbonden is met word. Bv autodatum zal na ontkoppelt te zijn niet meer veranderen.

Als het document gesloten is kan de autoveld nooit meer gekoppeld worden.

 

Door ctrl-f11 vergrendelt een autotext.

Door ctrl-shift-f11 kan het weer gekoppeld worden.

 

 



Ñ Opties zijn keuze mogelijkheden.


 [JS1]Dit is commentaar