Logo

 

English

Home

Contact info

Microsoft Office

Microsoft Store

 

Outlook voor Beginnelingen

 

In deze les wordt alleen het werken met outlook behandeld. We gaan ervan uit dat er reeds een exchange of pop e-mail account geconfigureerd is op uw systeem.

 

Microsoft Outlook

 

 

 Outlook kan verschillende account typen herbergen. Afhankelijk van het type server MsExchange, pop- of IMAP zullen de mogelijkheden in outlook verschillen. Onderstaand gaan we eerst uit van mail via een popmail account om later extra mogelijkheden van een exchange account aan te geven.

 

OutlookMenu

Boven zien we de File (bestand) button. Alle file bewerkingsfuncties zoals new (nieuw), open, save (opslaan), save as (opslaan als), import, export e.d. komen hierin voor.

Nieuw:

 Als je een internet verbinding hebt kan je nu outlook openen via
start > programmas > microsoft office programmas > microsoft outlook

Outlook is per default opgebouwd uit een menu boven en drie windows (vensters).
In het linker venster kan je een keuze maken tussen Mail Folders (E-mail); Journal (Agenda); Contacts (Contact Personen); Tasks (Taken).
Klik op Mail Folders (E-mail)
In de dropdown box vind je de Postvak in en de Postvak uit.
Klik op Postvak in
In het midden venster zal je alle alle mails zien staan.
Als je klikt op een mail, komt de mail te zien in het rechter lees venster .
Als je op de mail dubbelklikt gaat die open in een aparte ms word venster als een html file. Om terug te gaan kan je het venster sluiten met start (de grote office button) >close (sluiten).

Als je kijkt in de menu zie je staan:

Nieuw

Als je een keer op nieuw clicked open je een nieuwe mail. Als je erover gaat staan met de muis komen andere mogelijkheden te verschoon. Daar hebben we het later nog eens over.

Als je de nieuwe mail hebt geopend vul je bovenin in het e-mail address van de persoon aan wie je een bericht verzend. Dit adres heb je waarschijnlijk van de persoon zelf gekregen. Het ziet er alsvolgt uit naar@website.ext bv john@iemsabi.com

Aan

Je kan een mail aan verschillende mail-adressen richten door er een puntkomma tussen te plaatsen.

CC

Hier plaats je de e-mail adressen van personen die mogen meelezen alhoewel de mail niet naar hun gericht is. Als je bv iemand noemt in een mail, is het beleefd om deze persoon een CC te sturen zodat hij\zij weet wat over hem\haar gezegd wordt.

BCC

Hier plaats je e-mail addressen van personen die mogen meelezen zonder dat de persoon aan wie de mail gericht is het kan zien.

Verzenden

Als je je bericht hebt opgesteld in het onderste venster kan je die verzenden door op deze button te klikken.

Als je met de mouse op een mail staat  kan je erop reageren middels

beantwoorden

Als je nu een antwoord formuleert kan je het verzenden naar de verstuurder alleen.

allen beantwoorden

Als je een antwoord formuleert kan je het verzenden naar de verstuurder en alle door hem geaddresseerden

doorsturen

Je kan de brief doorsturen naar een andere persoon.

Opslaan

Dit doe je als je de e-mail of dergelijke alvast opstelt om het op een andere moment te verzenden. De mail is dan in Drafts te vinden.

Close

Hiermee sluit je een outlook item af.

Bij het opstellen van de brief kan je net als bij word gewoon beginnen te typen in de lege ruimte en je brief schrijven. Je kan verschillende zaken invoegen zoals een image, een tabel maar ook een afspraak of visite kaartje (contactgegevens van een van je contacten), of een taak.

Als bijlage kan je een volledige file (foto's, documenten, applicaties etc.) of een item (e-mail, afspraak, contact of distributielijst etc.) bijvoegen.

Nieuw

Als je over File > New (nieuw) gaat staan komen meerdere mogelijkheden beschikbaar. Je kan een nieuwe map, afspraak, vergaderverzoek, contactpersoon, distributielijst etc. aanmaken.

Nieuwe map : Hierdoor wordt een personal folder (persoonlijke map) locaal gecreŽerd. Je mag zelf bepalen waar je het wilt zetten. Hierin kan je jouw E-mails van een bepaald bedrijf of persoon opslaan zodat je het achteraf gemakkelijk kan terug vinden.

Nieuwe Afspraak: Hierdoor kan je een afspraak aanmaken.

Nieuwe Vergaderverzoek: Een vergaderverzoek is een afspraak met anderen. Je hebt de additionele mogelijkheid om anderen middels E-mail uit te nodigen.

Outlook Vergadering

Je kan aangeven de tijdsduur en de lokatie. Als deze afspraak een terugkerend karakter heeft bijvoorbeeld wekelijks dan kan je dat invullen in. Online kan je de locatie boeken en dus aangeven dat de locatie bezet is. Hierdoor kan niemand anders in het systeem, de locatie boeken. Je geeft ook aan hoe lang voor de meeting de ontvangers van de uitnodiging een alarm (reminder) krijgen hier omtrent.

Nieuwe contact persoon biedt je de mogelijkheid de gegevens van een contact persoon zoals e-mail address, huisadres, telefoon nummer e.d. op te slaan.

Outlook contact persoon 

Als je een E-mail stuurt naar deze contact hoef je zijn E-mail adres slechts een keer volledig uit te typen. Bij de volgende mail kan je volstaan met de eerste letter(s) en het adres verschijnt automatisch. 

Nieuwe distributielijst biedt je de mogelijkheid een distributie lijst te creŽren oftewel een groep waarin verschillende contactpersonen worden opgeslagen. Een E-mail kan naar een distributielijst worden gestuurd waardoor iedereen in de distributielijst het ontvangt

Je kan ook google maps toevoegen aan je outlook contacts. Als je op het fysieke adres klikt en je hebt internet connectiviteit wordt je dan een map getoont van de lokatie. Hiertoe moet je deze registry tool gebruiken, voor office 2010 gebruik je deze registry tool.

.

machtiging

In outlook via Exchange server kan je authorizatie verschaffen aan derden om je mappen in te zien, veranderingen aan te brengen en zelfs mede te gebruiken alsof het hun eigen map is.

Rclick op mailbox en kies share machtiging wijzigen

Je kan aangeven de naam (E-mail account van de persoon) en het toegangsniveau die de persoon krijgt. Met andere woorden waartoe de persoon wel en geen toestemming heeft op jouw folder. Het zelfde kan je doen voor je agenda, contact personen en taken.

File > openen> map van andere gebruiker biedt jou de mogelijkheid om een map bv e-mail, agenda, contact personen, taken van een andere gebruiker in het systeem te openen. Mits deze andere gebruiker jou toestemming hiertoe heeft verschaft.

Als je de folder permanent in je outlook wilt hebben dan moet kan dit middels

Als je met vakantie gaat, of voor een bepaalde periode anderszins onbereikbaar zult zijn kan je uit beleefdheid een automatisch antwoord geven op alle binnenkomende mails via de afwezigheids wizard. Ga naar Extra > wizard afwezigheid en vul in de periode waarin u onbereikbaar zult zijn en het automatische antwoord.

  

 Vragen en reakties kunnen gericht worden naar onze blog http://iemsabi.com/blog  of ons e-mail address john@iemsabi.com