logo

 

 

 

Engels

Home

Contact info

Microsoft Office

Microsoft Store

 

 Excel voor beginnelingen

OutlookWindow

De Office button 1 staat linksboven. Hierin staat de file menu en alle belangrijke functies die met file bewerking te maken hebben.

Quick access bar 2 zit naast de Office button. Middels aanvinken bepaal je wat je erin wilt hebben. Je kan

ook 'more options' kiezen

columnheaders 3 zie je boven de worksheet window A, B, C etc

rowheaders 4 aan de kant 1, 2, 3 etc

In de name box 5 zie je in welke cel of celgroep  (met group name) je zit

Celgroup name kan je zelf bepalen

de names kunnen later gemanaged worden in de name manager in Formulas

De formula bar 6 en expand formula bar geven je de inhoud van de cel waarop je zit

Helemaal rechtsboven vind je van links naar rechts de minimize button, restore and close button.
De minimize button verbergt de window van het programma. Slechts het icoontje onder in de taskbar blijft zichtbaar. Door op het icoon in de taskbar te klikken komt de window van het programma weer te zien.
De restore button biedt je de mogelijkheid om de window aan te passen. Je kan het dan groter of kleiner maken en verplaatsen over je scherm. De restore button brengt de window ook terug in de normale (maximale) stand.
De close button sluit de window af.

Dan heb je de tabs 7 en de ribbons 8 waarin alle huidig beschikbare functionaliteiten van excel bewaard worden

 De tabs geven een algemene indicatie van welke ribbons te verwachten. 

Click op een tab en de ribbon die onder dit hoofonderwerp verzameld hebben verschijnen

Bijvoorbeeld onder home vindt je ribbons voor Clipboard ( copieer functies), Fonsts (fomatting van tekens),

 alignment, number, styles etc

Insert toont ons ribbons met allerhand niet typisch excel functionaliteit die ingevoegd moeten worden zoals

databases, illustraties, grafieken, links, en text

Dan heb je nog formulas voor verschillende type berekeningen en tracen (troubleshooten) van formules

Leuk ding in formulas is de name manager die je in staat stelt een groep cellen te hernoemen. De naam kan je

 gebruiken om een groep weer op te roepen. Data voor databases en soteren en filteren van data

Review voor nabewerking zoals het aanbrengen van verbeteringen, comments (extra uitleg), maar ook sharen

en bescherming

View bepaald hoe je window of windows eruit zien,  maar ook macros (programmering)

Add-ins is voor kleine externe applicaties (software) die excel bewerkingen automatiseren

Acrobat dient om PDF-documenten te creeren

waar je een driehoekje ziet is er een dropdownsheet die meer opties biedt. Het pijltje (9) opent een

 volledig nieuwe venster. Als je een tab dubbelclicked verdwijnen alle ribbons en heb je meer ruimte,

dubbelclick je dan op een tab dan komen ze allen terug. Je kan ook rclicken op de tab en een opdracht kiezen

 

Trek wat tijd uit om kennis te maken met de tabs en de ribbons en wat hier allemaal mee mogelijk is.

 

In de office button zitten de file menu functies, open, save, save as, print e.d.

De meeste functies kan je ook met een shortcut key activeren kijk naar de onderstreepte letter

Ctrl + onderstreepte letter is de functie

Open ctrl + o en save as bieden je de mogelijkheid om andere type files te openen of saven zoals databases,

 word-editors & webfiles

Voor de administrator vooral is het goed om de shortcuts te gebruiken, het is veel sneller werken (efficiency)

en het maakt indruk

prepare your data dealt met privacy en security features zoals encrypt, restrict permission en digital signature

encrypt maakt het document onleesbaar voor iedereen behalve zij die de encryption key hebben

restrict permission laat je een wachtwoord plaatsen op het document, en hiermee bepalen wie jouw

document mag openen of veranderen

digital signature zorgt ervoor dat niemand het document ongemerkt kan veranderen. Het is een bewijs dat

document het van jou komt en door niemand tussentijds is veranderd.

Mark as final als verschillende mensen verbeteringen hebben aangebracht (collaboration) kan je de

final versie aangeven of het zelfs als read only maken

Send laat je het document verzenden als e-mail attachment, pdf-e-mail attachment, xml-e-mail attachment

of als fax

Publish laat je je document sharen op verschillende manieren excel services, sharepoint server en via create

 document workspace

Onderin (10) kan je naar een andere sheet, als je rclicked op een sheet kan je de naam veranderen en je kan

ook bewerkingen tussen verschillende sheets uitvoeren zoals copieren etc

In de statusbar (11) helemaal onderin kan je de functies zien die zijn toegepast en ook verschillende resultaten

rclick op de statusbar en click aan wat je wilt zien bv som of gemiddelde van een aantal cellen etc                  

 

Een nieuwe spreadsheet open je middels Office startbutton > new of ctrl+n

Je kan kiezen voor een spreadsheet format op de microsoft website online of voor een blank workbook

De locatie is een combinatie van de column en row bv F46

 

De cursor is normaal een dikke kruis.

Op de grens naast, onder of boven een geselecteerde cel (groep) verandert het in een kruis met wijzers

waarmee je middels click & drag de selectie kan moven

Rechtsonder een cel (groep) verandert het in een dunne kruis voor autofill waardoor je middels de slepen

vb

een reeks kan aangeven

autofill werkt met cijfers, text, formatting en functies

Als je links van een column header (of groep columnheaders) gaat staan kan je met click & drag de rij

verbreden en met dubbelclick gaat het automatisch. Dit geldt ook voor row headers

Elke cel (groep) die continu is kan je formatteren via de ribbons in de home tab

Bij font formatting kan je door te staan over de gewenste font een idee krijgen hoe het eruit zal zien

Door rclick op een row header krijg je de optie om de hele rij te bewerken. Rclicken op een cel geeft je

bewerkingen daarvoor.  Let wel delete verwijderd de hele rij en plaatst de onderstaande rij erover heen en

clear contents verwijderd de inhoud

Gaan jullie nu even spelen met deze functies en dan gaan we over 5 minuten verder

 

Page Layout > Themes

Nadat je een spreadsheet gemaakt hebt kan je middels themes het document automatisch een andere feel geven

 

Databases

 

Databases dienen voor het invoeren en analyseren van data. Twee (2) belangrijke functies hierbij zijn het

sorteren en filteren

Belangrijk bij het invoeren van data in de database

Laat alle data uit elkaar vallen in sorteerbare velden. Bv plaats volledige naam niet in

een (1) veld maar voornaam en achternaam in aparte velden

Laat geen lege columns of rijen  omdat afhankelijk van de configuratie het sorteren en filteren 

blanco informatie kan negeren, waardoor het misloopt

Als je data hebt die moet worden opgesplitst bv volledige namen in voornaam en achternaam (John Sno) dan

gebruik je convert 'text to column'

vb        Je kan de space tussen twee woorden gebruiken als delimitter en de bestaande column

als destination voor de eerste text

John Sno

Narissa Seegulam

Alle database bewerkingen staan onder de data tab (terwijl in formulas ook enkele database formules voorkomen)

Opties

importeren van data vanuit een database uit een andere applicatie

het sorteren van de data

het filteren van data (querrying)

het corrigeren van data

Onder formulas vindt je de database functies

Get External Data    laat je bv met from access naar een access database browsen en de data importeren

Import from text is vaak een tussenstap. Data uit een applicatie die niet ondersteund wordt kan eerst naar

text worden omgezet en vandaaruit geļmporteerd

Sorteren

plaats je cursor in een cel in de rij die je wil sorteren en sorteer A-Z of Z-A

click je op de sort tab dan kan je kiezen naar column, waarde of A-Z

Je kan ook op meerdere waarden sorteren door in columns een criteria toe te voegen de bovenste is de primaire

Als je headers hebt (benaming van de rijen) dan moet je dit aangeven in de sorterings window

            Sort on           geeft aan waarop je gaat sorteren. Het kan een waarde zijn maar ook celkleur,

fontkleur en andere waarden kunnen gebruikt worden. Als je bepaalde informatie

wil highlighten kan je de cel of font een kleur geven en kleur opnemen in de value

            Options biedt de mogelijkheid Caps in de sorterings criteria op ten nemen

Add level biedt de mogelijkheid om op meerdere criteria (secundaire- en tertaire) te sorteren

Query's

Selecteer de database en click op sort. Geef aan dat je headers hebt zodat de headers worden aangemerkt als

de filter criteria (Sort by)

Als je geen headers selecteerd kan je nog altijd sorteren op kolommen

Voor values kan je kleur kiezen als je cellen hebt gekleurd of gewoon de waarde waarop je wilt sorteren

click nu op filter, click op het driehoekje en kies de criteria en de value waarop je wilt sorteren